Una premessa contro il nostro interesse
Scriviamo software su misura, quindi partiamo dalla parte scomoda: per la maggior parte dei processi standard, un pacchetto pronto è la scelta migliore. Contabilità, paghe, fatturazione elettronica, e-commerce di base sono territori dove esistono prodotti maturi, aggiornati per legge da qualcun altro, a poche centinaia di euro l'anno. Rifarli su misura è quasi sempre uno spreco.
Il su misura ha senso in tre casi: quando il processo è il vostro vantaggio competitivo, quando nessun pacchetto copre il vostro caso, e quando il costo delle personalizzazioni di un pacchetto supera quello di costruire la parte specifica.
Cinque criteri per decidere
1. Quanto è standard il processo
Se il vostro modo di lavorare è uguale a quello di altre mille aziende, comprate. Se avete regole che nessun fornitore ha mai sentito — un calcolo delle provvigioni con gruppi che maturano insieme, un dosaggio per coltura e terreno, una tariffazione a scaglioni particolare — quelle regole vanno scritte, e un pacchetto vi costringerà a piegarle.
2. Il costo nel tempo, non all'acquisto
| Pacchetto pronto | Su misura | |
|---|---|---|
| Ingresso | Basso: canone per utente | Alto: progetto iniziale |
| Nel tempo | Cresce con utenti e moduli | Manutenzione, indicativamente 15-20% l'anno |
| Adeguamenti di legge | Inclusi | A vostro carico |
| Cambi di processo | Dipende dal fornitore | Fate voi, quando volete |
Il punto di incrocio, per una piccola azienda, arriva spesso fra il secondo e il quarto anno, e dipende soprattutto dal numero di utenti: i canoni per utente crescono in modo lineare, il su misura no.
3. Dove accettate di essere vincolati
Con un pacchetto siete vincolati al fornitore: alle sue priorità di sviluppo, ai suoi prezzi, ai suoi tempi. Con il su misura siete vincolati a chi lo mantiene — a meno che il codice sia vostro e documentato, condizione da pretendere sempre. Nessuna delle due strade è libera: scegliete consapevolmente il vincolo che vi pesa meno.
4. Quanto vi costa uscire
Domanda da fare prima di firmare, non dopo: come esporto tutti i miei dati, in che formato, e quanto costa? Un fornitore serio risponde con un formato e una procedura. Se la risposta è vaga, il costo di uscita sarà alto — e lo pagherete nel momento peggiore.
5. Chi vi aggiorna quando cambia la legge
Fatturazione elettronica, corrispettivi telematici, registri: se il vostro software tocca questi ambiti, gli aggiornamenti normativi sono un lavoro continuo. In un pacchetto sono compresi nel canone; nel su misura sono un impegno che qualcuno deve prendersi per iscritto.
La terza via, quella che consigliamo più spesso
Pacchetto per lo standard, su misura per la parte che vi distingue, integrazione fra i due. Esempi concreti di questa combinazione:
- gestionale contabile commerciale + applicazione su misura per il vostro processo produttivo, collegati da un flusso che porta i documenti nel gestionale;
- e-commerce standard + logica di prezzi e disponibilità su misura, esposta al negozio online tramite API;
- software di cassa commerciale + dashboard e riordino automatico costruiti sopra i dati che produce.
Così l'adeguamento normativo resta a carico di chi lo fa di mestiere, e voi pagate sviluppo solo per la parte che nessun altro può darvi.
Cosa mettere per iscritto, in entrambi i casi
- Elenco dei dati e formato di esportazione, con procedura documentata.
- Chi è titolare del codice e dei dati (nel su misura: voi).
- Tempi di risposta in caso di blocco, con una definizione di «blocco».
- Cosa comprende la manutenzione e cosa è a preventivo.
- Credenziali e accessi intestati all'azienda.
Sono cinque righe che in due anni valgono più di uno sconto sul prezzo.