Prima regola: non pagate per leggere ciò che è già leggibile
Le fatture elettroniche che passano dal Sistema di Interscambio sono file XML: campi già separati, con partita IVA, imponibili, aliquote, righe. Non serve alcun riconoscimento ottico per leggerle — serve un programma che apra il file e prenda i campi. È un lavoro di ore, non di settimane, e vale sia per il ciclo attivo che per quello passivo.
Lo stesso vale per gli ordini che arrivano da un portale, per i tracciati della grande distribuzione e per gli estratti conto in formato elettronico. La regola pratica: prima di comprare un lettore di documenti, controllate quanti dei vostri documenti sono già dati. Nella maggior parte delle piccole imprese italiane la quota supera la metà.
Quello che resta davvero da leggere
Rimangono i documenti che nascono su carta o come immagine:
- Documenti di trasporto firmati in ricezione merce, spesso fotografati male;
- scontrini e note spese dei collaboratori;
- preventivi e conferme d'ordine dei fornitori, in PDF non strutturato;
- documenti tecnici — rapporti di intervento, verbali, schede di collaudo.
Qui l'estrazione automatica ha senso, e qui conviene tenere una persona nel giro. Un DDT letto male non produce solo un errore contabile: produce una giacenza sbagliata, cioè una vendita mancata o un reso.
Il flusso che usiamo, passo per passo
- Acquisizione. Una casella di posta dedicata, una cartella condivisa, una foto dal telefono. Ogni documento entra con la sua origine e la sua data di arrivo, e l'originale resta intoccato.
- Riconoscimento del tipo. Fattura, DDT, scontrino, altro. Serve perché i controlli successivi cambiano a seconda del tipo.
- Estrazione. Dai file strutturati si prendono i campi; dalle immagini si estrae con un modello, che restituisce anche quanto è sicuro di ciascun campo.
- Controlli deterministici. Questa è la parte che fa la differenza fra un
esperimento e un sistema in produzione. Alcuni esempi che applichiamo sempre:
- imponibile + imposta = totale, per ogni aliquota e sul totale documento;
- la partita IVA rispetta il formato e il carattere di controllo;
- numero e data del documento non sono già presenti per lo stesso fornitore (doppioni);
- la data non è futura e rientra nell'esercizio giusto;
- l'importo è compatibile con lo storico di quel fornitore (uno zero in più si vede);
- le righe corrispondono all'ordine, se l'ordine c'è.
- Revisione umana selettiva. Passano da sole solo le righe con tutti i controlli verdi e sotto la soglia d'importo stabilita. Il resto finisce in una coda con evidenziato il campo incerto: la revisione dura secondi, non minuti.
- Registrazione nel gestionale e archiviazione del documento originale, collegato alla registrazione.
Conservazione: l'adempimento che non si improvvisa
I documenti fiscali rilevanti vanno conservati dieci anni e, se sono elettronici, la conservazione deve essere a norma — con marca temporale e regole di esibizione. È un servizio che si acquista da un conservatore accreditato o si ottiene tramite il proprio gestionale: non è qualcosa da costruire in casa, e va detto chiaramente in fase di progetto. Un archivio ordinato su una cartella condivisa è utile per lavorare, ma non sostituisce la conservazione a norma.
Dove sta il risparmio vero (non dove pensate)
Chi compra un sistema documentale immagina di risparmiare sull'inserimento. In realtà il grosso del guadagno arriva da tre voci meno visibili:
- I tempi di chiusura. Se i documenti entrano il giorno stesso, la situazione contabile è aggiornata sempre, e le decisioni si prendono su dati veri.
- Il controllo sui fornitori. Con i dati in tabella, le differenze fra prezzo concordato e prezzo fatturato saltano fuori da sole. Nelle aziende che comprano molto è la voce che ripaga l'intero progetto.
- La ricerca. Trovare un documento in dieci secondi invece che in dieci minuti cambia il modo in cui si risponde a un cliente o a un controllo.
Nota per chi ha un punto vendita
Sul lato vendite, in Italia i corrispettivi vengono trasmessi dal registratore telematico: il dato c'è già ed è affidabile. Il lavoro utile non è ricopiarlo, ma collegarlo: vendite per articolo, giacenze aggiornate in tempo reale, riordino automatico sotto scorta. È lì che un negozio guadagna ore e smette di scoprire il sottoscorta quando il cliente chiede il prodotto.
Tre errori che vediamo spesso
- Automatizzare senza anagrafiche pulite. Se lo stesso fornitore esiste tre volte con tre nomi, ogni collegamento automatico sbaglia. La pulizia è la prima attività, non l'ultima.
- Fidarsi della confidenza dichiarata dal modello. Va tarata sui vostri documenti con un campione reale, altrimenti è un numero senza significato.
- Non prevedere il rientro manuale. Ci sarà sempre il documento illeggibile: serve una strada semplice per inserirlo a mano, tracciata come tutte le altre.